 LOPD-ARTÍCULOS ¿Y cómo se traslada todo esto a nuestro despacho? ¿Cuántos ficheros tengo? Pues bien, vamos a intentar arrojar un poco de luz sobre el asunto: si nos fijamos bien en la definición legal transcrita, en concreto sobre “conjunto organizado de datos de carácter personal” nuestro despacho podría tener un único conjunto organizado de datos, o por contra, varios conjuntos: hay que partir de que esto no deja de ser una ficción legal en cuanto que los únicos requisitos para poder denominar fichero es simple y llanamente que contenga un conjunto de datos de carácter personal y que éste tenga algún tipo de organización (alfabética, temporal, etc.). Obviamente esto puede dar pie a la creación de conjuntos teniendo en cuenta parámetros diversos, como por ejemplo, el nivel de los datos, la finalidad, etc. Hay algún sector de la doctrina que considera que cada expediente de nuestro despacho sería un fichero y tendríamos la obligación de declararlo ante el registro: en mi opinión, si bien cada expediente no deja de ser efectivamente un conjunto organizado, también cabe la posibilidad de crear conjuntos de conjuntos. Otra interpretación conduciría a una obligación imposible cumplimiento, en cuanto que el esfuerzo humano, de tiempo etc. que requeriría cada inscripción sería totalmente desproporcionado. Además hay que señalar que la Ley exige la inscripción previa al tratamiento/recogida de los datos, por lo que tendríamos en ese caso los asuntos parados en el despacho, hasta poder completar la inscripción, algo ilógico.
Quién tiene la obligación de declarar
Señala la Ley que el responsable del fichero es la “persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento”. Por tanto, será el mencionado responsable del fichero quien tenga la obligación de proceder a notificar el fichero ante la Agencia Española de Protección de Datos . En despachos individuales, la identificación del responsable del fichero en principio no comporta mayores problemas (normalmente será el propio letrado, o la persona jurídica que haya creado para el desarrollo de su actividad, por ejemplo una Sociedad Limitada); diferente será en despachos integrados por más de un abogado donde dependiendo de cómo se hayan estructurado la identificación del responsable del fichero pueda ser más problemática (al poder existir varios responsables). Motivos para declarar
La Ley Orgánica de Protección de Datos es conocida por ser especialmente dura en lo que respecta a las sanciones. La no inscripción del fichero está contemplado como una falta leve sancionable con una multa que oscila entre una horquilla de 600€ a 60.000€; o incluso como grave, si no se procede a la inscripción del fichero tras un requerimiento del Director de la Agencia Española (sanción de 60.000€ a 300.000€). Pero el motivo más importante bajo mi punto de vista es la imagen que la ausencia de declaración puede provocar en nuestros clientes: en efecto, el registro que mantiene la Agencia Española es público y gratuito, es decir cualquier persona puede recabar información sobre la existencia de tratamientos de datos de carácter personal, sus finalidades y la identidad del responsable del tratamiento (puede consultarse pinchando aquí). Obviamente la ausencia de registro hace planear la sospecha sobre el despacho de un incumplimiento de la normativa de protección de datos. Procedimiento de declaración
Actualmente existen dos formas de dar de alta ficheros en el registro de la Agencia: bien por Internet a través de un programa de ayuda que facilita gratuitamente la Agencia, o bien mediante la remisión de un cuestionario en formato papel. Por razones de tiempo y facilidad la opción más recomendable es sin duda la del programa de notificación. Eso sí, tras la cumplimentación de todos los apartados del programa, se genera la denominada hoja de solicitud que deberemos hacer llegar a la Agencia para completar el proceso. En cuanto a qué es lo que exactamente se declara, señalar que de ninguna forma se produce una comunicación de los datos que integran nuestro fichero: al contrario, lo que se ofrece es precisamente información de que tipos de datos contiene, cuál es la finalidad/es de su creación, quién es el responsable del fichero, etc., pero no se comunica ningún dato.
Para finalizar señalar que la Agencia Española de Protección de Datos de Carácter Personal tiene en su sitio Web abundante información sobre el proceso de declaración de ficheros y por supuesto sobre el derecho fundamental a la protección de datos de carácter personal. Su url es www.agpd.es . |
